Jak wybrać salę konferencyjną? Poradnik

Jak wybrać salę konferencyjną

Jak wybrać salę konferencyjną?

Sale konferencyjne służą do organizowania spotkań o różnym charakterze. Czasem chodzi o szkolenie, kiedy indziej spotkanie biznesowe, czasem po protu spotkanie integracyjne połączone z elementami szkolenia albo przyznawaniem nagród. W zależności od charakteru spotkania, nieco inne czynniki będą miały większe znaczenie. I jak tu wybrać salę konferencyjną? Jednak w każdym wypadu dobrze jest zadbać o kilka zupełnie podstawowych spraw. Pierwszą jest lokalizacja.

Lokalizacja

Jeśli spotkanie ma mieć charakter międzynarodowy i przybędą na nie osoby z różnych stron świata, sala musi znajdować się w miejscu, na które łatwo dotrzeć. Warto też zadbać o noclegi dla gości. Najlepiej będzie zdecydować się na duże, dobrze skomunikowane miasto z własnym lotniskiem.
Jeśli spotkanie ma mieć charakter częściowo służbowy, a częściowo integracyjny – dobrym wyborem może być wynajęcie Sali w malowniczym miejscu, które sprzyja także rekreacji.
Lokalizacja to również poziom umiejscowienia sali. Jeśli na spotkaniu mają być osoby niepełnosprawne, dobrze będzie wynająć pomieszczenie znajdujące się na parterze.

Wielkość Sali

Wielkość sali musi być dostosowana do liczby uczestników. Jeśli ma to być 20 do 60 osób, wystarczy powierzchnia o wielkości 60 – 70 m2. Jeśli mówimy o 70 do nawet 200 osób, powierzchnia będzie wynosić od 150 do 200 m2. Duże znaczenie ma oczywiście układ mebli. Podczas spotkań biznesowych czy integracyjnych, na których przewidziano prezentacje i wystąpienia, najlepszy jest układ wokół dużego stołu konferencyjnego. Sprawdzi się też ułożenie małych stolików w podkowę. Takie ustawienia nie nadają się jednak dla dużej ilości osób. Jeśli spotkanie ma mieć charakter wystąpienia, a audytorium ma być spore, lepiej wybrać ustawienie typu szkolnego lub układ teatralny.

Zaplecze techniczne

Następna bardzo ważna rzecz, to wyposażenie sali. Absolutne minimum obejmuje: mikrofony, projektor multimedialny, dobre nagłośnienie i oczywiście dostęp do internetu. Słabe zaplecze może położyć nawet najlepiej przygotowane wystąpienia. Jeśli nagłośnienie jest nie wydajne, wszyscy będą się męczyć i w gruncie rzeczy nikt nie skorzysta. Naprawdę dobrze jest sprawdzić jakość udostępnianych urządzeń i usług, zanim podpisze się umowę.

Catering i obsługa

Trudno sobie wyobrazić konferencję chociażby bez zwykłej kawy. Podawanie ciepłych napojów i ciastek czy przekąsek weszło już do standardu. Dlatego wybierając salę trzeba zadbać i to. Nie ma co ukrywać, że bardzo wygodne pod tym względem jest wynajęcie sali w hotelu, gdzie dostaniemy profesjonalną obsługę i dobre jedzenie.

Jedno jest pewne, jeśli konferencja lub spotkanie ma być udane, trzeba wybrać dobrą salę. I lepiej nie szukać na niej oszczędności. Dobry sprzęt i obsługa, a przy tym wygodna lokalizacja kosztują. Jeśli do tego zależy nam na wygodnych krzesłach i nie rozchwianym stole, naprawdę warto zapłacić trochę więcej. Na koniec dodajmy, że miejsca wybierane przez firmę na konferencje, świadczą o niej i pomagają tworzyć dobry wizerunek przedsiębiorstwa zarówno wśród pracowników, jak i na zewnątrz. Dobry, albo zły oczywiście. To już zależy od dokonywanych wyborów na salę konferencyjną.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Related Posts