Event w hotelu – jak wybrać miejsce? Poradnik

event w hotelu

Eventy stały się popularnym sposobem na poprawę komunikacji i integrację w firmie. Są nieodłącznym elementem życia współczesnych korporacji i przedsiębiorstw nastawionych na dobre relacje między pracownikami. Wiele trudu i nakładów finansowych wkłada się w to, by były dobrze zorganizowane i ciekawe dla uczestników. Planowanie eventów różni się oczywiście w zależności od okazji, jednak zawsze jedną z ważniejszych decyzji jaką musi podjąć organizator jest wybranie miejsca, gdzie odbędzie się całe wydarzenie. Jak w takim razie znaleźć odpowiednie miejsce na event w hotelu?

Event w hotelu, ale gdzie?

Zasadnicze znaczenie przy wyborze miejsca na zorganizowanie eventu ma dobra lokalizacja. Co to znaczy dobra lokalizacja? To przede wszystkim taka, do której wszyscy będą mogli szybko i bezproblemowo dotrzeć. Ważne jest, żeby w mieście, gdzie planowany jest event, było lotnisko. Ma to szczególne znaczenie, kiedy impreza ma charakter międzynarodowy i część uczestników będzie lecieć samolotem.

Sprawdź też jak wybrać salę konferencyjną?

I tutaj ważna wskazówka. Nie zawsze najlepszym miejscem jest największe miasto. Nie zawsze np. Warszawa to najlepszy wybór. Zwłaszcza kiedy szuka się oszczędności. Obecnie te same atrakcje, jakie oferowane są w hotelach umiejscowionych w większym miastach, dostępne są też w mniejszych, ale często sporo taniej. Pod uwagę warto wziąć także hotele w Rzeszowie. To miasto, w którym znajduje się lotnisko, więc pierwszy warunek spełniony. Ponadto, umiejscowione jest w malowniczej okolicy. Do tego ze względu na mniejsze „oblężenie” hoteli, łatwiej może być zarezerwować miejsce na planowany termin. Spotkania organizowane w mniej popularnych (jeśli można tak powiedzieć) miastach są bardziej oryginalne i na dłużej zapadną w pamięć.

Poza samą lokalizacją ważne jest by hotel dobrać do charakteru eventu.

Dobierz hotel do charakteru eventu

W zależności od tego jakie atrakcje zaplanowane są na firmowy event, pewne miejsca mogą od razu odpaść z listy. Dobrym pomysłem jest wysłanie tego samego zapytania, zawierającego szczegółowe informacje o konkretnych wymaganiach, do wielu różnych hoteli. Warto uwzględnić w zapytaniu jakiej wielkości sali poszukujemy, oraz to jak ma być urządzona i wyposażona (układ i liczba stołów i siedzeń, rodzaj mebli, oświetlenie, nagłośnienie, sprzęt audio-wideo, klimatyzacja itp.). Trzeba też zapytać o parking, i dostępność dodatkowych planowanych atrakcji, takich, jak chociażby SPA. Dowiedz się, co dokładnie oferuje hotel pod ogólnymi nazwami. Nie chcesz przecież zapewne, żeby okazało się, że SPA to sauna i 2 proste zabiegi? A może chcesz i nie będzie Ci to przeszkadzać, jeśli dzięki temu masz zapłacić mniej? Ważne, żeby to była kwestia świadomego wyboru, a nie braku pełnej informacji.

event w hotelu SPA

Tempo reakcji na zapytanie sporo powie o tym, jakiej współpracy można się w razie czego spodziewać. I ma to kolosalne znaczenie. Nie ma nic bardziej stresującego niż walka o każdą informacje albo przedłużające się milczenie ze strony pracowników hotelu, kiedy trzeba coś wiedzieć albo załatwić na już. Weź też pod uwagę na ile pracownik Hotelu jest elastyczny i skłonny dostosować się do Twoich potrzeb. Wszystko to będzie miało wpływ na komfort i profesjonalizm obsługi całego wydarzenia, a to wydatnie przyczyni się do jej niezakłóconego przebiegu.

Nie zapomnij o rekonesansie

Nawet jeśli wszystko jest już ustalone i wszystko widziałeś na zdjęciach, warto się poświęcić i udać na rekonesans. Nie chodzi tylko o sprawdzenie, czy na pewno nikt nic nie przekoloryzował, ale jeszcze bardziej o nawiązanie bezpośredniego kontaktu z dedykowanym opiekunem wydarzenia. Od niego będzie zależało czy wszystko zagra jak trzeba, kiedy już zjadą się uczestnicy. Da Ci to też poczucie dobrze zainwestowanych środków i większy spokój o to, że event w hotelu będzie przebiegał dokładnie tak, jak zaplanowałeś.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Related Posts